Currículo para vagas administrativas: modelos e exemplos reais

Você abriu a descrição da vaga e bateu aquela dúvida: seu currículo mostra, de fato, que você resolve problemas administrativos no dia a dia? Respira. Em poucos ajustes, dá para transformar tarefas em resultados e aumentar suas chances de entrevista.

• Como adaptar seu currículo para assistente, analista e coordenador administrativo.
• Como traduzir tarefas em resultados com números e palavras-chave certas (ATS-friendly).
• Modelos práticos para copiar, colar e enviar hoje.

"Currículo bom não é o mais bonito; é o que facilita a vida de quem decide te chamar."

Por que isso importa nas vagas administrativas

Em áreas administrativas (assistente, analista, coordenador), o que define a contratação costuma ser combinação de organização, velocidade de execução, domínio de ferramentas e capacidade de melhorar processos. O problema é que muitos currículos descrevem apenas tarefas. Sem contexto e números, o recrutador não consegue enxergar impacto.

E há outro fator: o ATS (sistema de triagem). Ele escaneia o documento em busca de palavras-chave. Se você não as usa de forma natural, pode ser filtrado antes mesmo de um humano ler. Não é sobre "encher de palavras"; é mapear o que a vaga pede e comprovar com experiências reais.

Passo a passo para um currículo administrativo que chama entrevista

1) Defina foco por nível de senioridade

• Assistente administrativo: destaque execução, organização, atendimento interno/externo, controles, agenda, emissão de documentos, suporte a rotinas financeiras/DP, domínio de planilhas e sistemas.
• Analista administrativo: além da execução, foque em melhorias de processo, indicadores (KPIs), automações simples, integrações entre áreas, uso de ERPs (SAP, TOTVS, Bling etc.).
• Coordenador administrativo: ênfase em liderança de equipe, gestão de orçamento, prazos, compliance, auditorias, contratos, negociação com fornecedores e resultados transversais (SLA, custo, produtividade).

Por que isso importa: o recrutador compara seu currículo com uma "imagem mental" do cargo. Se seu resumo e bullets não conversam com essa imagem, você vira "currículo genérico".

2) Use uma estrutura simples e lógica

1. Cabeçalho: nome, cidade/UF, celular, e-mail profissional, link do LinkedIn.
2. Título do perfil: "Assistente Administrativo" | "Analista Administrativo" | "Coordenador Administrativo" (adequado à vaga).
3. Resumo profissional (3–4 linhas): foco em resultados e ferramentas que você domina.
4. Experiência: bullets com impacto (resultado + como fez + ferramentas).
5. Educação e cursos: formação e certificações relevantes.
6. Habilidades e ferramentas: hard skills (Excel, ERP, Power BI) e soft skills que façam diferença.
7. Complementos: projetos, voluntariado, idiomas.

Formato: 1 página (assistente/analista com até 7–10 anos de experiência) ou 2 páginas (coordenador). Fonte simples (ex.: Calibri, Arial, 10–11 pt), margens padronizadas e bom espaçamento.

3) Palavras-chave por função (sem forçar)

• Para Assistente: atendimento, organização de documentos, emissão de NF, controle de estoque, agendamento, compras, contas a pagar/receber, conciliação, Excel (PROCV, Tabela Dinâmica), ERP (citar qual), apoio a RH/DP, logística, recepção.
• Para Analista: KPIs, SLA, otimização de processos, dashboards, automação (macros/Power Query), ERP (SAP/TOTVS), fluxo de caixa, orçamento, compliance, inventário, auditoria interna, integração entre áreas, contratos.
• Para Coordenador: liderança de equipe, gestão orçamentária, negociação com fornecedores, revisão de contratos, governança, mapeamento de processos (BPM), redução de custos, aumento de produtividade, treinamento, implantação de ERP, ciclo PDCA.

Inclua essas expressões onde fizer sentido e com provas (ex.: "reduzi o tempo de emissão de NFs em 25% com macro no Excel [estimativa]").

4) Transforme tarefas em resultados (com números)

Use a fórmula resultado + ação + ferramenta/contexto.

• "Padronizei o processo de compras e reduzi o prazo médio de aprovação de 5 para 2 dias [estimativa] usando fluxos no ERP TOTVS."
• "Criei dashboard no Power BI para KPIs de atendimento, melhorando o SLA de 82% para 94% [estimativa]."
• "Organizei o inventário trimestral e reduzi divergências de estoque em 30% [estimativa] com revisão de contagens e planilhas."

Se não tiver números precisos, use períodos, volumes e frequência: "atendi 60 chamados/mês", "controlei 200 NFs/semana", "responsável por agenda de 4 diretores". Só use [estimativa] quando estiver razoavelmente seguro.

5) Formato, arquivo e ATS

• Arquivo: PDF simples (exceto se o ATS pedir .docx). Evite imagens, tabelas complexas, caixas de texto e cabeçalhos/rodapés.
• Títulos claros: "Experiência", "Formação", "Habilidades". Evite criativos que o robô não reconhece.
• Ortografia e consistência de data (MM/AAAA). E-mail profissional (nome.sobrenome@...)
• Nome do arquivo: "Nome-Sobrenome_Curriculo_Administrativo.pdf".

6) Ajuste fino para a vaga (10–15 minutos)

• Leia os 5 principais requisitos e garanta que estão refletidos no resumo + 2–3 bullets da sua última experiência.
• Troque a ordem dos bullets: o mais relevante para a vaga vem primeiro.
• Espelhe termos (sem copiar texto inteiro). Se a vaga usa "controle de frota", e você fez algo parecido, nomeie assim.

7) Revisão de linguagem e tom

• Prefira verbos de ação: "organizei", "implantei", "analisei", "otimizei".
• Evite adjetivos vagos ("proativo", "dinâmico") sem exemplos.
• Leia em voz alta. Se ficar cansativo, quebre frases. Se ficar genérico, acrescente contexto.

Exemplos de bullets por nível

• Assistente Administrativo:

  • "Organizei documentos e digitalizei 1.200 registros em 3 meses, reduzindo o tempo de busca de 10 para 2 minutos [estimativa]."
  • "Controlei agenda e viagens de 3 gerentes, negociando hospedagens com economia média de 18% [estimativa]."
  • "Emiti e conferi 150 NFs/mês via Bling, com conciliação no fim do dia."

• Analista Administrativo:

  • "Estruturei KPIs do setor (prazos, retrabalho, backlog) em planilha com PROCV e Tabela Dinâmica, apoiando decisões semanais."
  • "Padronizei o fluxo de contratos e criei checklists de compliance, reduzindo pendências jurídicas em 35% [estimativa]."
  • "Implementei Power Query para consolidar dados de compras, cortando 2 horas de trabalho diário do time."

• Coordenador Administrativo:

  • "Liderei 7 pessoas em operações administrativas, cumprindo SLA de 95% e NPS interno de 88 [estimativa]."
  • "Negociei com 12 fornecedores estratégicos e reduzi custos anuais em R$ 280 mil [estimativa] mantendo qualidade."
  • "Conduzi a implantação do módulo de contratos no SAP, treinando equipe e eliminando retrabalho em 40% [estimativa]."

Mini-caso: como um currículo gerou mais entrevistas

Em um projeto de revisão (caso hipotético, com dados aproximados), a Marina, analista administrativa júnior, tinha um currículo focado em tarefas: "responsável por controles", "apoio ao setor". Em 2 semanas, reescrevemos 9 bullets com resultados e palavras-chave do cargo-alvo. Também adicionamos um resumo de 4 linhas, reorganizamos as experiências e incluímos um link do LinkedIn atualizado. O efeito? A taxa de entrevistas subiu de 1 para 7 convites em 30 dias [estimativa]. O conteúdo foi praticamente o mesmo; a forma passou a contar a história certa.

Templates práticos para copiar e colar

Template 1: Resumo profissional (adapte por nível)

[TÍTULO DO PERFIL] — Assistente/Analista/Coordenador Administrativo
Profissional com [X] anos em rotinas administrativas, atuando em [áreas-chave: compras, contratos, financeiro, facilities, atendimento]. Forte domínio de [ferramentas: Excel (PROCV, Tabela Dinâmica), ERP (SAP/TOTVS/Bling), Power BI], com histórico de [2–3 resultados: redução de prazos/custos, melhora de SLA, organização de documentos, criação de controles]. Foco em confiabilidade de dados, melhoria contínua e colaboração entre áreas.

Exemplo adaptado (Analista):

Analista Administrativo — 4 anos
Experiência em KPIs, compras e contratos. Estruturei dashboards em Excel/Power BI, padronizei fluxos e reduzi em 30% [estimativa] o retrabalho no processo de contratos. Domínio de TOTVS, Power Query e conciliações financeiras. Perfil colaborativo, com visão de processo e foco em prazos.

Template 2: Mensagem para networking/indicação (LinkedIn ou e-mail)

Assunto: Indicação para vaga de [Assistente/Analista/Coordenador Administrativo]

Olá, [Nome], tudo bem?

Vi que a [Empresa] tem oportunidades na área administrativa e pensei em me apresentar. Atuo há [X] anos com [rotinas-chave], com resultados como [ex.: redução de prazos de 5→2 dias, padronização de contratos, dashboards de KPIs]. Domino [ferramentas] e me identifico com [ponto da cultura/negócio].

Deixo meu currículo e LinkedIn para referência: [link]. Se fizer sentido, agradeço qualquer orientação ou indicação no processo.

Obrigado(a) e me coloco à disposição.
[Seu Nome] | [Celular]

Bônus: modelo de bullet de resultado (cole na experiência e substitua os colchetes):

[RESULTADO] ao [AÇÃO], usando [FERRAMENTA/PROCESSO] — ex.: "Aumentei a acurácia do inventário em 22% [estimativa] ao revisar contagens e criar planilha com validações".

Erros comuns que derrubam bons currículos

1. Descrever tarefas sem contexto

• Causa: hábito de copiar descrição do cargo.
• Correção: use a fórmula resultado + ação + ferramenta. Traga números, prazos, volumes, exemplos.

2. Resumo genérico

• Causa: medo de se "limitar" ao citar ferramentas/áreas.
• Correção: cite suas 3–5 forças que batem com a vaga. Quem lê precisa te posicionar rápido.

3. Excesso de jargão e siglas

• Causa: tentar parecer técnico.
• Correção: explique siglas no primeiro uso (ex.: "SLA — nível de serviço") e prefira clareza a buzzwords.

4. Layout pesado e imagens

• Causa: priorizar estética sobre legibilidade.
• Correção: documento limpo, sem colunas complicadas, sem ícones. ATS e humanos agradecem.

5. Falta de atualização

• Causa: preguiça de revisitar o currículo a cada candidatura.
• Correção: 10–15 minutos para adaptar: mude título, resumo e 2–3 bullets-chave.

Como dar profundidade de impacto sem inventar números

• Use faixas ou variações: "redução de 15–20% [estimativa]" quando for plausível.
• Apresente métricas operacionais: volume/mês, tempo médio, número de stakeholders.
• Compare antes e depois: "de X para Y". Mesmo com estimativa, transmite processo e raciocínio.
• Valide com alguém do time: peça para um colega ex-chefe confirmar se os números fazem sentido.

Ferramentas que valorizam seu perfil (e como citá-las bem)

• Excel: PROCV/XLOOKUP, Tabela Dinâmica, Power Query, gráficos, validação de dados. Cite casos: "automatizei consolidação de planilhas com Power Query".
• ERPs: SAP, TOTVS, Bling, Omie. Cite módulos: compras, contratos, fiscal.
• BI: Power BI, Data Studio. Cite painéis criados: "KPIs semanais de SLA e backlog".
• Comunicação: Outlook, Teams, Zoom; organização: Trello/Asana. Foco em como apoiou entregas.

Quando incluir cursos e certificações

• Relevantes para a vaga: Excel intermediário/avançado, Power BI, Noções de Compras, Introdução a Compliance, Rotinas de DP, LGPD para operações.
• Ordem: se você é júnior e o curso é forte, pode vir antes da experiência. Caso contrário, fica após.

Projetos e voluntariado que contam pontos

• Reorganização de arquivo, digitalização para nuvem, criação de manuais/POP, projeto de melhoria 5S, apoio a auditorias.
• Traga o contexto e o resultado. Ex.: "criei POP de recebimento de notas e reduzi erros em 40% [estimativa]".

Idiomas e soft skills (sem cair no clichê)

• Idiomas: nível funcional para as tarefas (B1/B2 para leitura de contratos, por exemplo). Seja honesto.
• Soft skills com prova: "comunicação" vira "conduzi reuniões semanais entre compras e fiscal"; "organização" vira "controlei calendário de 12 entregáveis mensais".

Perguntas rápidas que ajudam você a achar resultados

• O que você acelerou? De quantos dias para quantos?
• O que você padronizou? Qual retrabalho sumiu?
• Quanto dinheiro/tempo economizou? Mesmo estimado, é válido indicar.
• Quantas pessoas atendeu/treinou/integrou?

Checklist final: antes de enviar seu currículo ✅

• Título do perfil casa com a vaga (Assistente/Analista/Coordenador).
• Resumo em 3–4 linhas com 2–3 resultados + ferramentas-chave.
• 4–6 bullets na experiência mais recente, começando pelos mais relevantes.
• Palavras-chave da vaga incluídas naturalmente (ex.: ERP, KPIs, contratos).
• Números, prazos e volumes em pelo menos metade dos bullets.
• Layout limpo, 1–2 páginas, sem imagens ou colunas complicadas.
• PDF nomeado corretamente e link do LinkedIn atualizado.
• Revisão de ortografia e coerência de datas.
• Adaptações feitas (10–15 min) para cada candidatura.

Fechando: leveza, clareza e atitude

Se eu puder deixar um conselho final como recrutador e editor de currículos: pense no gestor abrindo seu arquivo no celular, entre uma reunião e outra. Ele precisa bater o olho e entender duas coisas: no que você é muito bom(a) e como isso melhora a operação dele. Se o seu currículo responder a essas duas perguntas em 10 segundos, você já está na frente. E sim, você consegue — comece por um ajuste hoje mesmo. 💪